Nach dem ersten Import mit Power Query finden Sie Ihre Daten an mehreren Stellen: im ursprünglichen Arbeitsblatt, in der Vorschau des Power Query-Editors und in einer neu geladenen Tabelle. Zusätzlich erscheint ein Eintrag unter „Abfragen und Verbindungen“.
Die Tabellen sehen ähnlich aus. Trotzdem erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben. Das fällt spätestens dann auf, wenn Sie einen Betrag in den Ausgangsdaten ändern und die Auswertung weiterhin den alten Wert zeigt.
An einem kleinen Umsatzbeispiel lernen Sie, Quelle, Abfrage, Verbindung und Ergebnis auseinanderzuhalten. Anschließend prüfen Sie selbst, was bei einer Aktualisierung passiert.
Die Menüangaben beziehen sich auf Excel für Microsoft 365 unter Windows. Die Beispieldaten sind fiktiv.
1 Vier Begriffe und ihre Aufgaben
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
| Quelle | Die Ausgangsdaten, auf die die Abfrage zugreift. | Eine Excel-Tabelle mit Umsätzen mehrerer Standorte. |
| Abfrage | Die gespeicherte Verarbeitungsvorschrift. | Daten einlesen und auf Würzburg filtern. |
| Verbindung | Informationen zum Datenzugriff und zur Aktualisierung. | Die Einstellung, ob Excel die Daten beim Öffnen der Datei aktualisiert. |
| Ergebnis | Die Daten, die die Abfrage liefert. | Die ausgewählten Umsatzzeilen aus Würzburg. |
Für die praktische Arbeit sind vor allem zwei Fragen entscheidend: Wo ändern Sie die ursprünglichen Daten? Und wo legen Sie fest, wie diese verarbeitet werden?
Abbildung 1: Die Abfrage verarbeitet die Quelldaten und liefert ein Ergebnis. Excel verwaltet dazu Informationen für Datenzugriff und Aktualisierung. Eigene schematische Darstellung.
2 Die Quelle liefert die Ausgangsdaten
Eine Quelle kann beispielsweise eine CSV-Datei, eine Datenbank oder eine Excel-Tabelle sein. Sie muss nicht außerhalb Ihrer Arbeitsmappe liegen: Power Query kann auch eine Tabelle aus derselben Arbeitsmappe verwenden.
Für unser Beispiel verwenden wir diese Daten. Die Umsätze sind in Euro angegeben.
| Beleg | Standort | Umsatz |
| R-1001 | Würzburg | 120 |
| R-1002 | Nürnberg | 80 |
| R-1003 | Würzburg | 150 |
| R-1004 | Bamberg | 60 |
| R-1005 | Würzburg | 90 |
Die Tabelle enthält fünf Belege aus drei Standorten. Unsere Auswertung soll später nur die drei Belege aus Würzburg zeigen.
Der Filter in Power Query verändert die ursprüngliche Tabelle nicht. Die Belege aus Nürnberg und Bamberg bleiben in der Quelle erhalten.
Diese Trennung ist im Arbeitsalltag hilfreich: Sie können aus einem vollständigen Datenbestand eine bestimmte Auswahl erzeugen, ohne dafür Einträge in der Ausgangstabelle löschen zu müssen.
3 Die Abfrage speichert die Verarbeitung
In unserem Beispiel soll die Abfrage zwei Aufgaben erledigen: die Umsatzdaten aus der Excel-Tabelle einlesen und nur die Zeilen mit dem Standort Würzburg auswählen.
Im Power Query-Editor sehen Sie die Bearbeitung unter „Angewendete Schritte“. Wenn Sie einen Schritt anklicken, zeigt die Vorschau das Ergebnis dieses Schritts. So können Sie zwischen dem eingelesenen Datenbestand und dem gefilterten Stand wechseln.
Die Abfrage enthält die gespeicherte Anleitung für Ihre Auswertung. Wenn Sie später andere Umsätze erfassen, müssen Sie den Standortfilter nicht erneut von Hand setzen. Bei der Aktualisierung wird die gespeicherte Verarbeitung wieder angewendet.
Datenquelle und Schritt Quelle unterscheiden
Der erste Schritt einer Abfrage heißt häufig „Quelle“. Dieser Schrittname und die tatsächliche Datenquelle sind jedoch unterschiedliche Dinge: Die Datenquelle ist hier die Excel-Tabelle mit den fünf Belegen. Der Schritt „Quelle“ beschreibt innerhalb der Abfrage den Zugriff auf die Ausgangsdaten.
Wenn Sie im Editor auf diesen Schritt klicken, betrachten Sie die Vorschau an dieser Stelle der Verarbeitung. Sie bearbeiten damit nicht unmittelbar die ursprüngliche Excel-Tabelle.
4 Die Verbindung unterstützt Zugriff und Aktualisierung
Wenn Sie eine Abfrage erstellen, legt Excel im Hintergrund zugehörige Verbindungsinformationen an. Microsoft unterscheidet dabei zwischen der Verarbeitung der Daten durch die Abfrage und den Informationen zur Datenquelle und Aktualisierung.
| Ihre Frage | Zuständiger Bereich |
| Welche Zeilen sollen ausgewählt werden? | Verarbeitungsschritte der Abfrage |
| Welche Spalten sollen entfernt oder umbenannt werden? | Verarbeitungsschritte der Abfrage |
| Welche Informationen benötigt Excel für Datenzugriff und Aktualisierung? | Eigenschaften der Verbindung |
Unter Daten → Abfragen und Verbindungen finden Sie Ihre Abfrage wieder. Über ihr Kontextmenü können Sie sie unter anderem bearbeiten, aktualisieren oder ihre Ladeeinstellungen öffnen.
Die Verbindung finden Sie im selben Bereich auf der Registerkarte Verbindungen. Ein Rechtsklick auf den Eintrag und Eigenschaften öffnet die Verbindungseigenschaften. Auf der Registerkarte Verwendung legen Sie fest, ob Excel die Daten beim Öffnen der Datei oder in einem festen Minutenabstand aktualisiert. Eine vorhandene Verbindung bedeutet also keine laufende Synchronisierung. Eine Änderung der Quelle muss deshalb nicht unmittelbar in Ihrer Auswertung erscheinen. Für das folgende Beispiel aktualisieren Sie die Daten ausdrücklich per Befehl.
5 Das Ergebnis enthält die aufbereiteten Daten
Nach dem Filter auf Würzburg ergibt sich diese Tabelle:
| Beleg | Standort | Umsatz |
| R-1001 | Würzburg | 120 |
| R-1003 | Würzburg | 150 |
| R-1005 | Würzburg | 90 |
Die drei Beträge ergeben zusammen 360 Euro. Dieses Ergebnis können Sie in ein Arbeitsblatt laden. Excel unterstützt auch das Laden ins Datenmodell.
Ergebnis und Ladeziel sind getrennte Begriffe: Das Ergebnis bezeichnet die aufbereiteten Daten. Das Ladeziel bestimmt, wo Sie diese in Excel bereitstellen. Als Ladeziel wählen wir ein neues Arbeitsblatt.
6 Quelle und Ergebnis in einer Arbeitsmappe nachbauen
Für den Versuch benötigen Sie nur die fünf Beispielzeilen. Sie erstellen zunächst die Quelle, richten anschließend den Standortfilter ein und laden das Ergebnis in ein separates Arbeitsblatt.
Schritt 1 Die Quelldaten vorbereiten
Erstellen Sie ein Arbeitsblatt namens Eingabe und tragen Sie dort die fünf Beispielzeilen einschließlich der Überschriften Beleg, Standort und Umsatz ein.
- Klicken Sie in den Datenbereich.
- Wählen Sie Daten → Aus Tabelle/Bereich.
- Falls Excel den Dialog zur Tabellenerstellung anzeigt, prüfen Sie den vorgeschlagenen Bereich.
- Aktivieren Sie Tabelle hat Überschriften und bestätigen Sie mit OK.
Excel kann einen einfachen Zellbereich bei diesem Vorgang in eine Excel-Tabelle umwandeln. Anschließend öffnet sich die Abfrage im Power Query-Editor.
Schritt 2 Die Abfrage auf Würzburg filtern
Geben Sie der Abfrage in den Abfrageeinstellungen den Namen Umsaetze_Wuerzburg. Dieser Name beschreibt, welche Daten die Abfrage liefern soll.
Excel hat die Ausgangstabelle und die Abfrage zunächst gleich benannt, meist Tabelle1. Mit dem Umbenennen ändern Sie nur den Namen der Abfrage. Die Excel-Tabelle auf dem Blatt Eingabe heißt weiterhin Tabelle1, und auf diesen Namen greift der Schritt Quelle zu.
Öffnen Sie anschließend den Filter der Spalte Standort und wählen Sie ausschließlich Würzburg aus. Prüfen Sie die Vorschau: Es sollten die Belege R-1001 mit 120 Euro, R-1003 mit 150 Euro und R-1005 mit 90 Euro übrig bleiben.
Unter Angewendete Schritte können Sie nachvollziehen, an welcher Stelle der Filter hinzugekommen ist.
Schritt 3 Das Ergebnis laden
Wählen Sie Start → Schließen & laden → Schließen & laden in … . Legen Sie im Dialog „Daten importieren“ die Ausgabe als Tabelle und das Ziel Neues Arbeitsblatt fest. Lassen Sie für dieses Beispiel „Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen“ deaktiviert.
Bestätigen Sie mit OK und benennen Sie das neue Arbeitsblatt anschließend in Auswertung um.
Sollte Schließen & laden in … beim ersten Erstellen nicht verfügbar sein, verwenden Sie zunächst Schließen & laden. Die Ladeeinstellungen erreichen Sie anschließend in Excel über Daten → Abfragen und Verbindungen, einen Rechtsklick auf die Abfrage und Laden in … .
| Stelle | Inhalt |
| Arbeitsblatt Eingabe | Die fünf ursprünglichen Belege. |
| Abfrage Umsaetze_Wuerzburg | Die gespeicherte Verarbeitung einschließlich Standortfilter. |
| Arbeitsblatt Auswertung | Die drei geladenen Belege aus Würzburg. |
Die unterschiedlichen Blattnamen helfen Ihnen, Eingabedaten und Ausgabe auseinanderzuhalten. Gerade bei ähnlichen Tabellen lässt sich sonst leicht die falsche Stelle bearbeiten.
7 Einen Betrag ändern und die Abfrage aktualisieren
Wechseln Sie auf das Blatt Eingabe. Ändern Sie dort den Umsatz des Belegs R-1001 von 120 auf 200.
Aktualisieren Sie anschließend die Abfrage:
- Öffnen Sie Daten → Abfragen und Verbindungen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Umsaetze_Wuerzburg.
- Wählen Sie Aktualisieren.
- Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Alternativ aktualisieren Sie mit Strg+Alt+F5 alle Daten der Arbeitsmappe auf einmal.
Auf dem Blatt Auswertung sollte der Beleg R-1001 jetzt ebenfalls mit 200 erscheinen.
| Beleg | Standort | Umsatz |
| R-1001 | Würzburg | 200 |
| R-1003 | Würzburg | 150 |
| R-1005 | Würzburg | 90 |
Die drei Würzburger Beträge ergeben nun 440 Euro. Eine Summenzeile haben wir mit der Abfrage nicht eingerichtet; der Betrag dient hier als Kontrollwert.
Bei diesem Versuch haben Sie die Quelle geändert. Die Abfrage verwendet weiterhin denselben Standortfilter. Nach der Aktualisierung enthält das geladene Ergebnis den neuen Betrag.
Eine neue Zeile ergänzen
Tragen Sie auf dem Blatt Eingabe direkt unter der letzten Zeile den Beleg R-1006 mit dem Standort Würzburg und einem Umsatz von 70 ein. Die Excel-Tabelle erweitert sich dabei automatisch um die neue Zeile. Aktualisieren Sie anschließend die Abfrage wie oben beschrieben.
Auf dem Blatt Auswertung erscheinen jetzt vier Belege mit zusammen 510 Euro. Am Standortfilter mussten Sie dafür nichts ändern. Ein neuer Beleg aus Bamberg würde dagegen nicht auftauchen, denn der Filter gilt auch für neu erfasste Daten.
Gegenprobe: einen Wert im Ergebnis ändern
Ändern Sie nun auf dem Blatt Auswertung den Umsatz des Belegs R-1003 von 150 auf 999. Aktualisieren Sie die Abfrage danach erneut.
Auf Auswertung steht wieder 150. Das Blatt enthält die Ausgabe der Abfrage, und Excel schreibt diese Ausgabe bei jeder Aktualisierung neu. Was Sie dort von Hand eintragen, geht dabei verloren. Änderungen an den Ausgangsdaten gehören deshalb auf das Blatt Eingabe. Das Blatt Auswertung verwenden Sie zur Kontrolle der aufbereiteten Daten.
8 Vorschau und Ausgabe auseinanderhalten
Der Power Query-Editor zeigt eine Vorschau für den gerade ausgewählten Schritt. Klicken Sie auf den Schritt vor dem Standortfilter, sehen Sie in unserem Beispiel wieder alle sechs Belege. Der Filter ist dadurch nicht verschwunden. Sie betrachten lediglich einen früheren Stand der Verarbeitung.
Daneben gibt es einen zweiten Unterschied: Vorschau aktualisieren im Editor aktualisiert die Vorschau, aber nicht zugleich die geladene Tabelle im Arbeitsblatt oder die Daten im Datenmodell.
| Prüffrage | Worauf Sie achten sollten |
| Welcher Schritt ist im Editor ausgewählt? | Vor dem Standortfilter enthält unser Beispiel jetzt sechs Belege, danach vier. |
| Welche Tabelle betrachten Sie? | Auf Eingabe stehen die Quelldaten, auf Auswertung die geladenen Ergebnisse. Zeigt Excel beim Klick in die Tabelle die Registerkarte Abfrage, stammt sie aus Power Query. |
| Was haben Sie aktualisiert? | Eine aktualisierte Vorschau bedeutet noch keine aktualisierte Ausgabe im Arbeitsblatt. |
9 Die Option Nur Verbindung erstellen
Eine Abfrage muss keine eigene Tabelle auf einem Arbeitsblatt erhalten. Mit Nur Verbindung erstellen können Sie sie in der Arbeitsmappe behalten, ohne eine solche Ausgabe anzulegen. Die Abfrage bleibt unter Abfragen und Verbindungen erreichbar.
Beachten Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen. Das Laden ins Datenmodell wird darüber gesondert gesteuert. Aus einer fehlenden Ergebnistabelle auf dem Arbeitsblatt lässt sich daher nicht ableiten, dass die Daten auch nicht ins Datenmodell geladen wurden. Beide Einstellungen finden Sie im Dialog Daten importieren, den Abbildung 4 zeigt.
Für unseren Versuch verwenden wir bewusst eine sichtbare Ergebnistabelle. So können Sie Quelle und Ausgabe unmittelbar vergleichen. Die weiteren Ladeoptionen behandeln wir später in der Serie ausführlich.
10 Die Begriffe selbst zuordnen
Prüfen Sie sich an diesen Situationen:
| Ihre Handlung | Was ist betroffen? |
| Sie korrigieren einen Umsatz auf Eingabe. | Die Quelldaten. |
| Sie ersetzen den Filter Würzburg durch Nürnberg. | Die Abfrage. |
| Sie lassen die Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren. | Die Verbindung. |
| Sie lesen die Würzburger Belege auf Auswertung. | Das geladene Ergebnis. |
| Sie legen das Laden ins Datenmodell fest. | Das Ladeziel. |
| Sie überschreiben einen Betrag direkt auf Auswertung. | Das geladene Ergebnis. Die Änderung geht bei der nächsten Aktualisierung verloren. |
Lassen Sie die beiden Blätter für Ihre nächsten Übungen bestehen. Wenn später eine Zahl unerwartet aussieht, können Sie ihren Weg verfolgen: vom ursprünglichen Eintrag über die angewendeten Schritte bis zur geladenen Ausgabe.
11 Quellen und weiterführende Informationen
Die Erläuterungen und Arbeitsschritte dieses Beitrags stützen sich auf die folgenden offiziellen Microsoft-Dokumentationen. Die Linktexte sind deutsch; einige Zielseiten sind englischsprachig.
Daten verbinden, transformieren und laden; unveränderte Quelldaten und wiederholbare Verarbeitung.
Unterschied zwischen Abfragen und Verbindungsinformationen; Abfragen bearbeiten und aktualisieren.
Daten aus Datenquellen importieren
Eine Excel-Tabelle oder einen Zellbereich aus der aktuellen Arbeitsmappe als Quelle verwenden.
Abfragen erstellen, laden oder bearbeiten
Ergebnisse in ein Arbeitsblatt oder ins Datenmodell laden; Ladeeinstellungen ändern.
Externe Datenverbindungen in Excel aktualisieren
Unterschied zwischen dem Aktualisieren der Vorschau und der geladenen Daten; Quell- und Ergebnistabellen auseinanderhalten.
Angewendete Schritte in Power Query
Verarbeitungsschritte und Vorschau des ausgewählten Schritts.
Daten für Python in Excel mit Power Query importieren
Dokumentiertes Beispiel für Nur Verbindung erstellen und die weiterhin verfügbare Abfrage.
12 Navigation innerhalb der Power Query-Serie
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13 Austausch und Fragen
An welcher Stelle sind Sie beim Nachbauen auf eine Frage gestoßen? Stimmen beispielsweise die Daten in der Vorschau nicht mit der geladenen Tabelle überein?
In meiner LinkedIn-Gruppe „Microsoft Excel Anwender Deutschland“ können Sie Fragen stellen und Ihre Erfahrungen mit Excel und Power Query teilen.
Beschreiben Sie bei einer Frage möglichst, welche Datenquelle Sie verwenden, welchen Abfrageschritt Sie betrachten und wie Sie das Ergebnis aktualisiert haben. So lässt sich das Problem leichter nachvollziehen.