In den bisherigen Beiträgen habe ich gezeigt, warum Power Query ein zentrales Werkzeug im Excel-Ökosystem ist. Doch bevor du Daten transformieren kannst, musst du die „Werkstatt“ erst einmal betreten.
Die zentrale Frage lautet: Wie starte ich den Power Query Editor überhaupt – und wann nutze ich welchen Einstieg?
Genau hier gibt es in der Praxis oft Unsicherheiten, denn der gewählte Weg bestimmt oft deinen weiteren Workflow. Ziel dieses Beitrags ist es daher:
- Alle Wege zum Start des Editors aufzuzeigen.
- Die Unterschiede in der Anwendung verständlich zu machen.
- Eine klare Empfehlung für die tägliche Praxis zu geben.
2. Warum der Einstiegspunkt entscheidend ist
Viele Anwender denken: „Power Query starten = Daten abrufen„. Das ist zwar richtig, greift aber zu kurz. Der Einstieg entscheidet darüber:
- Ob du neue Daten importierst.
- Ob du bestehende Abfragen nur anpassen willst.
- Ob du interne Excel-Tabellen verarbeiten möchtest.
Merke: Der Einstiegspunkt ist immer Teil deines Workflows. Wer den richtigen Weg wählt, arbeitet deutlich strukturierter.
Ein häufiger Stolperstein dabei: Nicht jeder Weg öffnet sofort den Editor. Manche Optionen laden Daten direkt ins Excel-Blatt oder ins Datenmodell, ohne dass du die Transformationsumgebung siehst. Wer hier die Unterschiede kennt, vermeidet unnötige Umwege.
3. Einstieg 1: Über „Daten abrufen“ (Der Standardweg)
Der klassische Weg für externe Quellen führt über das Excel-Menüband: Daten → Daten abrufen
Hier stehen dir zahlreiche Quellen zur Verfügung:
- Datei: Excel-Arbeitsmappen, Text/CSV, XML, JSON oder ganze Ordner.
- Datenbanken: SQL Server, Access etc.
- Web: Daten direkt von Webseiten laden.
⚠️ Wichtig: Beim Import erscheint zunächst ein Vorschau-Dialog, der die Daten bereits anzeigt. Viele Einsteiger übersehen die Schaltfläche „Daten transformieren“ und klicken stattdessen auf „Laden“ – damit landen die Daten direkt im Blatt, ohne dass der Editor geöffnet wird. Willst du die Daten zuerst bereinigen oder umformen, immer auf „Daten transformieren“ klicken!
Wann nutzt du diesen Weg?
- Beim erstmaligen Import von Daten.
- Wenn du externe Datenquellen an dein Modell anbinden möchtest.
4. Einstieg 2: Über „Aus Tabelle/Bereich“ (Interne Daten)
Ein extrem schneller Weg, wenn deine Daten bereits in der aktuellen Excel-Datei liegen: Daten → Aus Tabelle/Bereich
Voraussetzung: Deine Daten sollten idealerweise bereits als „Strukturierte Tabelle (Intelligente Tabelle)“ (Strg + T) formatiert sein. Falls nicht, holt Excel dies beim Klick automatisch nach.
Wann nutzt du diesen Weg?
- Um bestehende Excel-Listen zu bereinigen.
- Bei Rohdaten, die du per Copy & Paste eingefügt hast.
💡 Wichtig: Benenne deine Tabelle bereits im Excel-Blatt um, bevor du auf „Aus Tabelle/Bereich“ klickst (z. B.
tbl_Umsatz). Sonst landest du im Editor mit kryptischen Namen wieTabelle1– das führt schnell zu Chaos, sobald mehrere Abfragen existieren.
5. Einstieg 3: Über „Abfragen & Verbindungen“ (Der Profi-Weg im Alltag)
Wenn du bereits Abfragen in deiner Datei hast, ist dies der wichtigste Weg für Änderungen: Daten → Abfragen & Verbindungen
Es öffnet sich der Aufgabenbereich. Per Doppelklick auf eine Abfrage oder Rechtsklick → Bearbeiten landest du sofort im Editor.
Wann nutzt du diesen Weg?
- Zur Anpassung bestehender Prozesse.
- Bei der Fehlersuche in alten Abfragen.
6. Einstieg 4: Power Query Editor direkt starten (Der Entwickler-Weg)
Mit Daten → Daten abrufen → Power Query-Editor starten (öffnet sofort den leeren Editor – ideal für echte Power-User). Der direkte Start des Power Query Editors ist kein Ladeweg – sondern der Einstieg in die Entwicklung.
👉 Im Unterschied zu den anderen Wegen geht es hier nicht um das Laden von Daten, sondern um den Aufbau von Logik.
Was diesen Einstieg besonders macht
Sie starten mit einem leeren Editor:
- keine Datenquelle
- keine vorgefertigten Schritte
- volle Kontrolle
👉 Ideal für strukturiertes und professionelles Arbeiten.
Wann nutzen Sie diesen Weg?
- Logik vor Daten entwickeln
→ z. B. standardisierte Transformationsprozesse - Mit M-Code arbeiten
→ Funktionen erstellen, Schritte testen, Abfragen optimieren - Parameter definieren
→ Datumsfilter, Dateipfade, Steuerwerte - Modular arbeiten (Best Practice)
→ Trennung von Rohdaten, Transformation und Logik - Komplexe ETL-Prozesse aufbauen
→ mehrstufige Datenverarbeitung
Praxisbeispiel
Sie verarbeiten regelmäßig gleich strukturierte Dateien:
- Editor direkt starten
- Transformationslogik entwickeln
- Funktion erstellen
- Auf mehrere Dateien anwenden
👉 Ergebnis: skalierbarer und wartbarer Prozess
Wann nicht geeignet?
- Für schnelles Laden von Daten
- Für Einsteiger
👉 Nutzen Sie hier besser die klassischen Einstiege.
💡 Pro-Tipp: Drücke Alt + F12. Schneller geht es nicht! Mit dieser Tastenkombination wird der Power Query-Editor direkt geöffnet, ohne den Umweg über das Menüband.
7. Einstieg 5: Über die Ergebnistabelle (Der schnellste Weg im laufenden Betrieb)
Wenn eine Abfrage bereits ins Tabellenblatt geladen wurde, musst du gar nicht erst in den Aufgabenbereich wechseln. Klicke einfach mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle der Ergebnistabelle und wähle „Abfrage bearbeiten“ – du landest sofort im Editor.
Wann nutzt du diesen Weg?
- Wenn du schnell eine laufende Abfrage anpassen willst.
- Wenn der Aufgabenbereich nicht sichtbar ist und du keine Zeit hast, ihn erst einzublenden.
💡 Dieser Weg ist im Alltag einer der häufigsten – und wird von vielen Anwendern gar nicht bewusst als eigenständiger Einstieg wahrgenommen.
8. Einstieg 6: Der „Geheimweg“ – Die leere Abfrage
Manchmal möchtest du keine Datei laden, sondern direkt eine Formel schreiben oder Parameter erstellen. Daten abrufen → Aus anderen Quellen → Leere Abfrage
Warum „Geheimweg“? Diese Option ist im Menü etwas versteckt, weil sie primär für den Experten-Modus gedacht ist. Viele Anwender übersehen sie, dabei ist sie der schnellste Weg, um völlig frei mit M-Code zu arbeiten.
Beispiel: Eine dynamische Kalendertabelle lässt sich per leerer Abfrage und wenigen Zeilen M-Code komplett automatisiert erzeugen – ohne eine einzige externe Datei zu laden:
= List.Dates(#date(2024,1,1), 366, #duration(1,0,0,0))
Das erzeugt eine Liste aller Tage des Jahres 2024 – direkt im Editor, ohne Umwege.
Wann nutzt du diesen Weg?
- Für komplexe M-Code-Funktionen.
- Zum Erstellen von Kalendertabellen per Skript.
- Wenn du ein „Power-User“ bist und die Logik von Grund auf selbst aufbaust.
9. Die Einstiege im direkten Vergleich
| Einstieg | Zweck | Fokus | Ideal für | Häufigkeit im Alltag |
|---|---|---|---|---|
| Daten abrufen | Neue externe Daten | Import | Erstmaliger Datenimport | Gelegentlich |
| Aus Tabelle/Bereich | Daten aus dem aktuellen Sheet | Transformation | Interne Excel-Listen | Häufig |
| Abfragen & Verbindungen | Bestehende Logik ändern | Wartung | Änderungen & Fehlersuche | Täglich |
| Editor starten | Logik & Modelle entwickeln | Entwicklung | Neu- und Weiterentwicklungen | Täglich |
| Ergebnistabelle (Rechtsklick) | Schnellzugriff auf laufende Abfrage | Wartung | Schnelle Korrekturen | Täglich |
| Leere Abfrage / Editor starten | Eigene Formeln/Skripte | Experten-Modus | Kalender, Parameter, M-Code | Selten |
10. Best Practice & typische Fehler
Meine Empfehlung aus der Praxis:
- Neue Daten: Immer über „Daten abrufen“ starten – und immer Rohdaten laden. Nie vergessen: Im Vorschau-Dialog auf „Daten transformieren“ klicken, nicht auf „Laden“!
- Interne Daten: Erst in eine Tabelle umwandeln (Strg + T), dann „Aus Tabelle/Bereich“.
- Änderungen: Immer über den Aufgabenbereich „Abfragen & Verbindungen“ oder per Rechtsklick auf die Ergebnistabelle.
- Namenskonvention: Gib deinen Abfragen sprechende Namen, bevor du auf „Schließen & Laden“ klickst – z. B.
01_Umsatz_Rohdaten,02_Umsatz_bereinigt,03_Produktstamm. Das sorgt für Ordnung, wenn später viele Abfragen zusammenkommen.
Vermeide diese Fehler:
- Daten manuell vorbearbeiten: Versuche niemals, die Daten erst in Excel zu säubern und dann in Power Query zu laden. Starte direkt mit den Rohdaten!
- Falscher Importweg: Importiere keine Excel-Datei über „Web“, nur weil sie auf SharePoint liegt. Nutze stattdessen den passenden SharePoint-Connector („SharePoint-Ordner“ oder „SharePoint-Liste“). Das erspart Authentifizierungs- und Performanzprobleme. (Hinweis: SharePoint-Connectors sind ausschließlich in Microsoft 365 verfügbar.)
- Keine Tabellennamen: Benenne deine Excel-Tabellen um, bevor du auf „Aus Tabelle/Bereich“ klickst. Sonst endest du mit Abfragen wie
Tabelle1,Tabelle2– und verlierst schnell den Überblick. - Vorschau-Dialog übersehen: Beim Import über „Daten abrufen“ nicht einfach auf „Laden“ klicken – sonst landen die Rohdaten ungefiltert im Blatt. Immer „Daten transformieren“ wählen.
11. Fazit
Der Power Query Editor ist schnell erreichbar – aber der richtige Einstieg macht den Unterschied zwischen einem stabilen Prozess und manuellem Gefrickel. Wer die verschiedenen Wege kennt, spart Zeit und baut nachhaltige Datenstrecken auf.
Power Query beginnt nicht erst im Editor – sondern bei der Wahl des richtigen Startschusses.
Welchen Einstieg nutzt du am häufigsten im Alltag? Und hast du vielleicht selbst einen kleinen Geheimweg entdeckt, der hier noch fehlt? Schreib es in meine Linkedin-Gruppe (siehe unten) – ich bin gespannt auf den Austausch!
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